O poslovni dokumentaciji

  • urejenost,
  • arhiviranje (fizično in digitalno),
  • videz,
  • jasnost sporočanja,
  • dobra specifikacija.

Urejenost dokumentacije

je v pisarniškem poslovanju izrednega pomena. Veliko opravil zahteva iskanje podatkov, ki se nahajajo v dokumentih, ki naj bi bili arhivirani sistematsko in po nekih logičnih pravilih oz. sistemih (po strankah, datumih, projektih ipd.). Če imamo dokumentacijo raztreseno in zloženo po sistemu “malo tu, malo tam”, pri iskanju želenih podatkov zapravljamo dragocen čas, ki bi ga v primeru urejene dokumentacije lahko porabili drugače, bolj efektivno in/ali prijetno.

Sam sem v podjetjih, kjer sem bil zaposlen, vendno stremel k temu, da sem imel dokumentacijo urejeno z mislijo, da če mene iz kakršnegakoli razloga ni v pisarni, kdorkoli od sodelavcev zlahka najde želen podatek, v fasciklih ali na računalniku. Kar se nanaša na drugo alinejo, in sicer …

Arhiviranje

Arhiviranje je sistem, ki kot posledico prinaša urejenost dokumentacije in je v bistvu predpogoj za le-to. Včasih, pred obdobjem računalnikov je bilo potrebno skrbeti le za fizični arhiv, v današnjem času pa tudi za digitalnega. Naj gre za majhen ali velik (fizični) arhiv, mora biti sistem prepoznan že v hitrem grobem pregledu, naj gre za, kot že prej omenjeno, po strankah, datumih, projektih… Arhiviranje dokumentacije zahteva večnivojski sistem, na primer pri strankah, tu je optimalna uporaba abecednega sistema, znotraj podatkov o strankah pa sistem sklopov dokumentov in nato datumov dokumentov ali projektov (ali recimo po prodanih izdelkih) in nato sistem datumov itd.

Pri digitalnem arhiviranju se le-to že začne pri samem poimenovanju datotek. Najbolje je v imenu uporabiti bistvene podatke dokumenta: datum, vrsta (in številka) dokumenta, stranka. Da mora biti potem sam dokument v računalniškem sistemu map shranjen na pravilno mesto, v pravilno (pod)mapo, sploh ne bom omenjal.

Videz dokumentov

Videz dokumentov, ki jih pošljemo strankam in drugim, je naša nevsebinska, a prav tako pomembna komunikacija z njimi. Vsekakor bo prejemnik našega dokumenta (dopisa, računa, obvestila) reagiral nanj drugače, če je oblikovano profesionalno, okusno, jasno in pregledno, kot če so podatki “nametani” na papir, brez pomisleka na obliko in strukturo sporočevanega. Z oblikovanjem sporočamo nivo profesionalnosti delovanja podjetja, pomembnost vsebine in navsezadnje tudi spoštovanje do naših strank. Videz dokumentov je del celotne grafične podobe podjetja oz. posameznika, ki v današnjem svetu zahteva veliko premisleka.

Jasnost sporočanja

Tudi jasnost sporočanja v dokumentih (pogodbah, dogovorih, računih, obvestilih) je bistvenega pomena, saj poteka komunikacija neosebno in v tem primeru velikokrat nimamo možnosti pojasnila kaj smo z zapisanim mislili oz. če smo z zapisanim povedali to, kar smo dejansko želeli. Poskrbeti moramo, da uporabljamo pravilne izraze, v pravilno oblikovanih stavkih, da ne pride do dvoumnosti in/ali morebitnega napačnega, nejasnega razumevanja sporočenega pri prejemniku našega dokumenta. Kar me pripelje do zadnje alineje z zgornjega seznama, in sicer …

Dobra specifikacija

Dobra specifikacija. V poslanih dokumentih je potrebno kar čim bolje in čim več stvari definirati, včasih tudi kaj v tistem trenutku smešnega, saj nas poslovanje lahko postavi v precej nepredvidene situacije in je za take primere najbolje biti že v naprej pripravljen. Seveda, več ko smo doživeli teh situacij, bolje smo lahko pripravljeni na njih v nadaljnjih specifikacijah. Ljudje lahko enak dokument različno razumemo, ne samo po nekem splošnem (strokovnem) znanju, tudi po trenutnem počutju, osebnih situacijah ali pa odnosu do izdajatelja dokumenta.

Pa še anekdota, ki govori v prid urejeni dokumentaciji in evidencam: v nekem podjetju, kjer sem bil zaposlen, je klicala stranka, ki je bila kupec našega izdelka in se ji je izdelek pokvaril in je spraševala, če je izdelek od prejšnjega popravila še v garanciji. Medtem ko je sodelavec po vsem iskanju podatkov in zgodovini popravil in posodobitev izdelka po neurejeni dokumentaciji vrnil klic stranki šele čez dva dni, sem jaz imel vse te podatke na zaslonu že po desetih sekundah prvega telefonskega pogovora (torej dva dni prej).